Photo : AGA 2014

Statuts et règlements

Modifié et adopté le 26 juin 2016 à Shippagan

I. PARTIE A - Dispositions générales

1. NOM

Les Acadiennes, Acadiens et Francophones du Nouveau-Brunswick engagés dans l’action culturelle ont décidé de s’unir en une association sans but lucratif qui prend le nom de « Conseil provincial des sociétés culturelles », ci-après appelée l’association.
          
2. VISION

Le Conseil provincial des sociétés culturelles est reconnu pour son leadership dans le développement des arts, de la culture et du patrimoine dans toutes les régions acadiennes et francophones du Nouveau-Brunswick.

3. MISSION

Le Conseil provincial des sociétés culturelles soutient ses organismes régionaux voués à l’action culturelle. Par son appui financier et autres appuis à ses membres accrédités dont la liste figure à la page couverture, il leur permet d’offrir une programmation variée répondant aux besoins de la communauté acadienne et francophone, partout en province.

4.  MANDAT

Le CPSC développe et met en œuvre des projets innovants et créatifs qui ont  des retombées directes sur les sociétés culturelles et les collectivités dans  lesquelles elles évoluent. Il assure un mentorat auprès de ses membres.

5.  OBJECTIFS

a) assurer la communication et l’échange d’information afin de promouvoir la concertation, la solidarité et le partenariat avec et entre ses membres.

b) assurer le développement continu des membres par le biais de services d’information, de formation, de consultation, de recherche, de coordination et de lobbying.

c) assurer la visibilité du CPSC et de ses membres.

d) agir à titre de porte-parole des membres.

e) favoriser la concertation et la création de partenariats avec les intervenantes et intervenants culturels provinciaux  et ceux des autres secteurs.

f) revendiquer auprès des instances gouvernementales les outils nécessaires au développement culturel.

g) voir à la diversification du financement du CPSC et de ses membres par l’entremise de partenariats avec les secteurs  public et privé.

h) faciliter la diffusion du produit artistique acadien communautaire et professionnel.

i) appuyer le développement et l’épanouissement des artistes, artisanes et artisans acadiens, acadiennes et francophones du Nouveau-Brunswick.

j) veiller à la conservation, à la mise en valeur et à la diffusion du patrimoine culturel des Acadiens et Acadiennes du Nouveau-Brunswick.

6. SIÈGE SOCIAL

a) Lieu

L’association a son siège social à Moncton (N.-B.)

b) Déménagement

Le siège social de l’association peut être déménagé par un vote positif des deux tiers des déléguées et délégués et membres votants présents à l’Assemblée générale annuelle de l’association.

7. LANGUE

La langue d’usage de l’association est le français.

8. ORGANISMES MEMBRES

8.1 Membre accrédité et membre associé

a) 1- Membre accrédité - Toute société culturelle régionale qui adhère aux  objectifs du CPSC et qui paie la cotisation annuelle fixée par le Conseil  d’administration peut devenir un organisme membre accrédité du CPSC en  autant que le Conseil d’administration le recommande par un vote à majorité  simple et devra être ratifié à l’AGA.

Toute société culturelle accréditée a droit à deux délégués votants, membres  de leur Conseil d’administration de ladite société, aux Assemblées générales  annuelles et/ou extraordinaires, et  leurs membres peuvent être élu.e.s aux  postes du Conseil d’administration.

Pour être éligible au poste de présidence, la personne doit avoir siégé au moins un an (1) au Conseil d’administration du CPSC.

Un seul membre par société culturelle peut siéger au Conseil d’administration du CPSC.

Le membre accrédité est priorisé pour les projets du CPSC.

2- Membre associé – Tout organisme de développement culturel à vocation régionale ou provinciale et qui paie sa cotisation annuelle fixée par le Conseil d’administration peut devenir un organisme membre associé du CPSC en autant que le Conseil d’administration le recommande par un vote à majorité simple et devra être ratifié à l’AGA.

Ces membres ont droits de participation aux Assemblées générales annuelles avec droit de parole, mais sans droit de vote. Ces membres ne peuvent être élus aux  Conseil d’administration.

Les membres associés seront privilégiés dans la réalisation de tout projet nécessitant un partenariat avec le CPSC.

Les membres associés potentiels doivent faire une demande au CPSC et le CPSC doit consulter de façon concertée les membres accrédités de la région concernée avant d’admettre le membre. La demande sera ratifiée lors de l’AGA.

Les membres potentiels doivent connaitre les critères d’admissibilité et la demande doit être accompagnée d’une lettre d’appui d’une société culturelle de la région concernée.

b) Tout organisme membre a voix délibérante à l’Assemblée générale annuelle ou  Assemblée générale extraordinaire du CPSC, s’il était membre du CPSC au  moins 30 jours avant ladite assemblée selon les statuts et règlements.

c) Tout organisme membre peut prendre la parole à toute réunion du CPSC.

d) Toute personne siégeant ou ayant siégé dans les trois (3) dernières années  comme membre du Conseil d’administration d’un organisme membre accrédité  du CPSC est admissible aux divers postes du conseil de direction du CPSC sauf  les employé.e.s dudit membre.

e) Tout organisme membre peut consulter les rapports financiers du CPSC sur un  préavis d’au moins 30 jours.

f) Tout organisme membre accrédité a droit à tous les services offerts par le  CPSC.

g) Tout organisme membre qui ne paie pas sa cotisation annuelle, selon la date  d’échéance fixée par le CPSC, sera suspendu de tous ses droits jusqu’au  paiement de la cotisation.

h)  Tout organisme membre  qui, par ses agissements et ses propos, nuit à la  cohésion, à la notoriété, à la visibilité et/ou à l’avancement du CPSC,  pourra être expulsé pour une durée indéterminée.

i) Avant d’appliquer les clauses g et/ou h, le CPSC devra s’assurer que toute l’aide  nécessaire a été offerte à l’organisme membre.

8.2 Suspension, expulsion et désistement

a)  Le Conseil d’administration de l’organisme peut suspendre les droits d’un membre qui agit à l’encontre des droits et des intérêts dudit organisme ou qui agit de façon à discréditer l’organisme aux yeux du public.

b)  Tout membre a le droit d’être entendu par le Conseil d’administration de l’organisme avant d’être suspendu.

c)  Dans le cas d’une affaire de suspension, le Conseil d’administration de l’organisme peut traiter de la question lors d’une réunion régulière lorsque :

  1. l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation inclut un point spécifique  à ce sujet;
  2. une copie de l’avis de convocation, auquel est joint l’ordre du jour, est  envoyée au membre visé au moins vingt (20) jours avant la date de la réunion; et
  3. le membre visé a obtenu le droit d’être entendu personnellement ou par  l’intermédiaire d'une représentante ou d’un représentant par le Conseil  d’administration de la Société avant qu’il y ait un vote sur la question.

d) La suspension d’un membre n’est valide que sur le vote affirmatif des deux tiers  des membres du Conseil d’administration de l’organisme présents à la réunion  et entre aussitôt en vigueur.

e)  La suspension peut être permanente (par expulsion) ou pour une durée  déterminée.

f) Tout membre qui a été suspendu ou expulsé peut faire appel de la décision du  Conseil d’administration de l’organisme à la prochaine Assemblée générale  annuelle de celui-ci qui peut, après lui avoir donné le droit d’être entendu, le  rétablir dans ses droits, confirmer la suspension ou ordonner l’expulsion.

g) Un membre peut se désister de sa qualité de membre sur simple avis écrit  remis à la direction générale de l’association.

II. PARTIE B - Assemblée générale annuelle

9. COMPOSITION

9.1        Délégations

Tout organisme membre accrédité du CPSC ayant payé sa cotisation annuelle avant le 30 mai de chaque année a droit à deux déléguées ou délégués votants  lors de toute Assemblée générale annuelle.

9.2       Membres du Conseil d’administration

Les membres du Conseil d’administration assistent à l’Assemblée générale annuelle avec droit de vote.

Les membres du Conseil d’administration votent comme représentant de celui-ci et non comme représentant des intérêts d’une société culturelle.

9.3       Observatrices ou observateurs

Tout membre d’un organisme membre peut être présent lors de ladite Assemblée générale annuelle à titre d’observatrice ou d’observateur n’ayant ni droit de vote ni droit de parole.

10. POUVOIR

L’Assemblée générale annuelle :

a) délibère sur les rapports et les propositions qui lui sont présentés et décide de leur adoption, de leur modification ou de leur rejet.

b) planifie et oriente les activités de l’association.

c) nomme une ou un vérificateur des comptes et reçoit le rapport de cette ou ce vérificateur.

d) élit la présidente ou le président, la vice-présidente ou le vice-président, la secrétaire ou le secrétaire, la trésorière ou le trésorier, une administratrice ou un administrateur pour chacune des trois régions et une administratrice ou administrateur toutes régions confondues dans le cas ou le poste de Présidente ou président sortant est vacant (se référer au point 24.c).

e) ratifie les décisions du Conseil d’administration.

f) crée des commissions temporaires ou permanentes s’il y a lieu.

11. SÉANCES

11.1      Date et lieu

L’association se réunit en Assemblée générale annuelle dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier à la date et au lieu fixés par le Conseil d’administration.

Les dates de l’Assemblée générale annuelle doivent être communiquées aux membres au moins trois mois avant la date de convocation de la réunion.

11.2     Convocation

L’avis de convocation doit être envoyé à tous les organismes membres au moins quinze (15) jours avant la date de l’Assemblée générale annuelle.

11.3     Quorum

Le quorum est atteint lorsque 50% +1 des organismes membres sont réunis.

11.4     Vote

Tout vote se fait à main levée ou à vive voix selon le désir des déléguées et délégués votants inscrits mais ceux-ci ont le droit d’exiger le vote secret sur toute question.

III. PARTIE C - CONSEIL D’ADMINISTRATION

12. COMPOSITION

L’association est administrée et gérée par un Conseil d’administration composé de :

Conseil de direction

a)          La/le présidente/président
b)          La/le vice-présidente/vice-président
c)          La/le secrétaire
d)         La/le trésorière/trésorier
e)         La/le présidente-sortante/président-sortant (possibilité d’élire une/un conseillère administrative/conseiller administratif, se référer au point  24.c)

Trois administratrices/administrateurs choisis parmi les organismes membres de chaque région.  La répartition se faisant comme suit :

(a) Nord / Nord-ouest - 1 personne
(b) Chaleur / Péninsule acadienne - 1 personne
(c) Sud-est - 1 personne

Les représentants du Nord/Nord-ouest, Chaleur/Péninsule acadienne et Sud-est ne peuvent pas être des personnes affiliées aux membres associés.

Tout employé du CPSC ou de ses membres accrédités ne peut être élu au Conseil d’administration.

La direction générale siège d’office au CA sans droit de vote.
            
13. POUVOIRS

Le Conseil d’administration :

a) dirige et surveille l’administration de l’association et exerce tous les pouvoirs qui ne requièrent pas l’autorité de l’Assemblée générale annuelle.

b) administre les affaires de l’association et en formule le programme d’action conformément aux orientations de l’Assemblée générale annuelle.

c) crée des comités temporaires ou permanents s’il y a lieu.

d) approuve les états financiers et les rapports d’activités pour l’Assemblée  générale annuelle.

e) embauche la/le directrice générale/directeur général de l’association.

f) comble tout poste au Conseil d’administration qui deviendrait vacant pendant l’année financière en cours.

g) approuve le budget et toute modification y afférant.

14. SÉANCES

14.1     Fréquence

Le Conseil d’administration se réunit au moins à cinq occasions par année an sur la demande de la présidente ou du président, ou d’un tiers de ses membres.  Dans la mesure du possible, les réunions du Conseil d’administration ont lieu dans le cadre d’activités culturelles majeures du CPSC.  Trois de ces réunions peuvent avoir lieu par téléconférence, visioconférence ou vidéoconférence.

14.2      Autorité

Le Conseil d’administration se réunit sur demande de la/du présidente/ président ou de trois autres de ses membres.

14.3     Convocation

Un avis de convocation écrit doit être envoyé à chaque membre du CA au moins cinq jours avant la réunion.

14.4     Présence

La présence d’une ou d’un membre à une réunion équivaut à une renonciation de sa part à recevoir un tel avis pour ladite réunion.

14.5     Quorum

Le quorum est atteint lorsque 50%+1 des membres du Conseil  d’administration sont présents.

14.6     Vote

Toute décision est prise à la majorité absolue des voix.  Au cas de partage égal des voix, la question est rejetée sauf si la présidente ou le président exerce son droit de vote prépondérant.

14.7      Durée des mandats

La durée du mandat des administrateurs représentant les régions et celui du président sortant est d’un an.  La durée du mandat du Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier est de deux ans. Le président et le.a secrétaire sont élus aux années impaires alors que le Vice-président et le Trésorier sont élus lors des années paires. 

14.7.1  Un membre ne peut siéger au Conseil d’administration du CPSC pour plus de huit ans consécutif.

IV. PARTIE D - Représentation régionale et rencontres régionales

15. COMPOSITION

Les régions sont composées de :

Nord / Nord-ouest
Société culturelle de la Baie des Chaleurs
Société culturelle des Hauts-Plateaux
Cercle culturel et historique Hilarion-Cyr 
Société culturelle Saint-François
Société culturelle régionale Les Chutes
Société culturelle régionale de Kedgwick (membre associé)

Chaleur, Péninsule acadienne
Société culturelle régionale Népisiguit
Société cultuelle Centr’Art
Maison de la culture
Société culturelle Nigawouek
Festival acadien de Caraquet (membre associé)
Société culturelle des Tracadilles (membre associé)

Sud / Sud-est
Société culturelle Kent-Nord
Société culturelle Kent-Sud
Société culturelle Sud-Acadie
Société culturelle de la Vallée de Memramcook
Société culturelle de Baie Sainte-Anne

16. POUVOIRS

16.1     Fonctionnement :

a)  La rencontre régionale devient la structure qui permet à un plus grand nombre de membres en région de se rencontrer, de se concerter entre eux et avec le CPSC.

b) Chaque organisme membre peut déléguer de trois ou quatre personnes aux rencontres régionales.

c) Lors des rencontres régionales, les membres font des recommandations qui sont apportées au Conseil d’administration par la représentation régionale qui en fait des propositions formelles s’il y a lieu.

16.2      Rôle et responsabilités

La direction générale voit à l’organisation des rencontres, participe lorsque possible à toutes les rencontres régionales, ou délègue un ou une responsable le cas échéant, et en fait le compte-rendu aux membres et au Conseil d’administration.

17. SÉANCES

17.1      Convocation

Les régions se rencontrent une fois par année à moins d’avis contraire du Conseil d’administration. Si le besoin se fait sentir, le CPSC peut  organiser une autre rencontre par région. Un avis de convocation écrit doit être envoyé à chaque organisme membre au moins quinze jours précédant la rencontre et un rappel avec l’ordre du jour doit être envoyé cinq jours avant la date de la rencontre.

V. PARTIE E - Conseil de direction

18. COMPOSITION

Le Conseil de direction est composé de : 

a) la présidente ou le président
b) la vice-présidente ou le vice-président
c) la secrétaire ou le secrétaire
d) la trésorière ou le trésorier
e) la présidente-sortante ou le président-sortant ou la conseillère administrative ou le conseiller administratif

19. SÉANCES ET POUVOIRS

Le Conseil de direction

(a) Le Conseil de direction s’occupe des dossiers de l’organisme selon les responsabilités que lui délègue le Conseil d’administration.

(b) Le Conseil de direction règle toutes les affaires administratives de nature urgente.

(c) Le Conseil de direction se réunit sur demande de la présidente ou du président.

(d) Toute question doit recevoir la majorité absolue des votes des membres votants présents afin d'être acceptée.

(e) Toute décision du Conseil de direction doit être rapportée au Conseil d’administration pour ratification.

VI. Partie F - Responsabilités des membres du Conseil de direction

20. LA PRÉSIDENTE OU LE PRÉSIDENT

La présidente ou le président remplit les tâches suivantes :

a) préside avec droit de vote prépondérant les réunions du Conseil de direction et les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale annuelle. Il ou elle peut se soustraire à cette tâche et demander à l’assemblée d’élire une autre personne afin d’agir comme tel.

b) est membre ex-officio, sans droit de vote, de toutes les commissions et les comités de l’association.

c) est la ou le porte-parole de l’association et peut déléguer une autre personne soit un.e employ.é.e du CPSC ou un membre du Conseil d’administration.

d) voit à l’évaluation et l’encadrement de la directrice générale ou le directeur général.

e) est la ou le principal responsable de l’exécution du mandat de l’association tel que décidé par ses instances dirigeantes.

21. LA VICE-PRÉSIDENTE OU LE VICE-PRÉSIDENT

La vice-présidente ou le vice-président remplit les tâches suivantes :

a) remplace la présidente ou le président de l’association lorsque ce dernier est incapable d’agir ou est absent.

b) au cas où le poste de présidence de l’association deviendrait vacant, la vice-présidence assume ce poste jusqu’à la fin du mandat en cours.

c) aide la présidente ou le président dans la mise en oeuvre des politiques extérieures du CPSC, telle que définie par ses instances dirigeantes.

d) assume la responsabilité des dossiers provinciaux qui lui sont assignés.

22. LA SECRÉTAIRE OU LE SECRÉTAIRE

La secrétaire ou le secrétaire remplit les tâches suivantes :

a) elle ou il est le premier responsable de tous les dossiers et de tous les procès-verbaux de l'organisme. 

b) elle ou il verra à ce que tous les échéanciers établis par les Statuts et règlements soient respectés en informant le Président et le Comité exécutif de tous les éléments s'y rattachant.

23. LA TRÉSORIÈRE OU LE TRÉSORIER

La trésorière ou le trésorier remplit les tâches suivantes :

a) elle ou il est le premier responsable de l’administration financière de l’association.

b) elle ou il est le premier responsable du rapport financier annuel.

24. LA PRÉSIDENTE-SORTANTE OU LE PRÉSIDENT-SORTANT

La présidente sortante ou le président sortant remplit les tâches suivantes :

a) La présidente-sortante ou le président-sortant agit comme conseiller auprès du Conseil d’administration afin d’assurer la continuité et la bonne marche de l’association.

b) Le mandat de la présidente-sortante ou du président-sortant se termine à la prochaine Assemblée générale annuelle de l’association suivant la fin du mandat de la présidente ou du président exercé par ladite présidente-sortante ou ledit président-sortant.

c) Advenant le cas où la présidente-sortante ou le président-sortant ne pourrait pas ou ne voudrait pas remplir sa fonction pendant le mandat tel que décrit dans l’alinéa (b), l’Assemblée générale annuelle choisira une administratrice générale ou administrateur général parmi ses membres afin de remplacer ladite présidente-sortante ou ledit président-sortant au sein du Conseil d’administration.

VII. PARTIE G - Administration financière

25. DIRECTRICE GÉNÉRALE OU DIRECTEUR GÉNÉRAL

La directrice générale ou le directeur général a les fonctions suivantes, elle ou il :

a) est le principal responsable de l’administration de l’association.

b) dirige, supervise et coordonne les activités du CPSC.

c) assiste et conseille les organismes membres lorsqu’ils en font la demande.

d) soutient la planification et l’administration, voit à répondre aux besoins présents et futurs du CPSC.

e) représente les intérêts de l’organisme au sein de divers comités extérieurs à l’organisme.

f) embauche et dirige le personnel.

26. EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier de l’association commence le premier avril de chaque année et se termine le trente et un mars de l’année suivante.

27. SIGNATURES

La signature de tous les actes, titres, contrats, quittances, chèques et mandats d’argent de l’association doit avoir au moins la signature de deux des quatre personnes suivantes, soit : la/le présidente/président, la/le vice-présidente/vice-président la/le trésorière/trésorier, la/le directrice générale /directeur général de l’association.

28. LA VÉRIFICATION DES COMPTES

L’Assemblée générale annuelle de l’association nomme à chaque année une ou un comptable agréé pour faire la vérification des comptes de l’association.

La ou le comptable agréé a les fonctions suivantes :

a) elle ou il examine les livres de comptabilité de l’association et vérifie les  recettes et les dépenses pour l’exercice financier terminé.

b) elle ou il présente un rapport financier certifié des comptes du dernier exercice financier de l’association à l’Assemblée générale annuelle de l’association.

c) elle ou il produit une lettre de gestion.

VIII. PARTIE H - Amendements

29. AMENDEMENTS

a) Le Conseil d’administration peut soumettre un projet d’amendements aux statuts et règlements de l’association lors de toute Assemblée générale annuelle.

b) Le Conseil d’administration a le pouvoir d’adopter de nouveaux règlements ainsi que de modifier ou de suspendre ceux en vigueur, mais doit aviser par écrit les membres accrédités dans les quinze jours ouvrables suivant toute modification. Les modifications ainsi adoptées, modifiées ou suspendues sont en vigueur jusqu’à l’Assemblée générale annuelle ou l’Assemblée extraordinaire suivante. L’Assemblée générale annuelle devra adopter ou rejeter lesdites modifications.

c) Tout organisme membre, par le biais de ses déléguées et délégués votants à l’Assemblée générale annuelle, peut aussi soumettre un projet d’amendement aux statuts et règlements pourvu que la présidente ou le président en reçoive un avis par écrit au moins trente jours avant l’Assemblée générale annuelle.

d) Le texte de tous les projets d’amendement doit être communiqué aux membres en même temps que l’avis de convocation.

e)  L’amendement est adopté s’il reçoit deux tiers des suffrages exprimés à l’Assemblée générale annuelle.

30.  ENTRÉE EN VIGUEUR

Tout amendement entre en vigueur à la fin de l’Assemblée générale annuelle qui l’a adopté.

 

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